Ondernemen betekent voortdurend keuzes maken. Over groei en personeel, maar ook over kwaliteit, automatisering, duurzaamheid en de manier waarop je als organisatie met veranderingen omgaat. Tijdens een tafelgesprek in Familiehotel Paterswolde gingen vijf ondernemers hierover met elkaar in gesprek. Vanuit heel verschillende vakgebieden bleken de uitdagingen soms verrassend dicht bij elkaar te liggen.
Want hoe zorg je ervoor dat groei niet ten koste gaat van kwaliteit? Wanneer is personeel een kans en wanneer wordt het een risico? Hoeveel kan automatisering opleveren en wat betekent dat vervolgens voor medewerkers? En hoe duurzaam is de ontwikkeling van AI eigenlijk? Het zijn onderwerpen die gedurende het gesprek steeds opnieuw in elkaar grijpen.
Slimmere processen en ruimte om te ondernemen
Dat slimmer werken grote verschillen kan opleveren, laat Douwe Hoogeveen van WakkerGroep al vroeg in het gesprek zien. Met WakkerGroep helpt hij bedrijven hun softwareprocessen te verbeteren, waarbij ook de duurzame inzet van werknemers een belangrijke rol speelt. Bij een bedrijf wist hij bijvoorbeeld een administratieve stroom die normaal ongeveer veertig uur kostte terug te brengen naar twee uur.
Waar Douwe zich vooral richt op software en processen, houdt Micha van Veen van Welding-Synergy zich bezig met kwaliteit binnen het laswerk. Hij ondersteunt bedrijven zowel praktisch op de werkvloer als bij het opzetten van complete kwaliteitssystemen. Dat kan betekenen dat hij werknemers adviseert over hoe werkzaamheden beter uitgevoerd kunnen worden, maar ook dat hij een veel breder kwaliteitssysteem binnen een organisatie helpt neerzetten. Sinds kort heeft hij personeel in dienst, zodat hij zelf meer ruimte krijgt om te ondernemen en zijn bedrijf verder te ontwikkelen.
Duurzaamheid speelt juist een belangrijke rol binnen mkb coffee van Luca Wijnsma. Behalve alles wat met koffie te maken heeft, kijkt hij nadrukkelijk naar waar producten vandaan komen en welke impact hij met zijn bedrijf kan maken. Zo wordt er geschonken aan goede doelen en vormt duurzaamheid een belangrijk onderdeel van de manier waarop hij zijn onderneming heeft opgebouwd.
Bij Sylvia Schouten van P&O Service Noord-Nederland draait het om HR-ondersteuning en ontzorging op afroep of interim-basis. Daarmee helpt zij organisaties bij uiteenlopende personeelsvraagstukken, precies op de momenten waarop extra kennis of ondersteuning nodig is. Doordat ze binnen uiteenlopende organisaties actief is, kan ze situaties vanuit verschillende perspectieven bekijken en neemt ze ervaringen uit andere bedrijven mee in de manier waarop ze naar een vraagstuk kijkt.
Verzuim als groot risico voor het mkb
Op de vraag wat op dit moment een van de grootste risico’s voor het mkb is, wijst Sylvia direct naar verzuim. Binnen bedrijven ontbreekt volgens haar vaak de kennis om daar goed mee om te gaan. Haar advies is daarom om tijdig iemand in te schakelen die er verstand van heeft, maar goed werkgeverschap begint wat haar betreft al veel eerder. Je moet weten wat je nodig hebt, wat voor mensen je zoekt en zorgen dat er een goed contract wordt opgesteld.
Daarna gaat het ook om de regels binnen de organisatie en de manier waarop je jezelf als werkgever opstelt. Volgens Sylvia wordt in het begin regelmatig te veel toegestaan om de sfeer goed te houden, waardoor de rol van de werkgever onvoldoende duidelijk is en verwachtingen niet altijd helder zijn. Douwe herkent dat en ziet ook dat werkgevers soms te goed willen zijn voor hun werknemers. Daarbij wordt al snel gedacht dat medewerkers met dezelfde mindset in het bedrijf zitten als de ondernemer zelf, terwijl dat lang niet altijd zo is. “In 80% van de gevallen gaat het dan ook om gedrag en mentaliteit”, aldus Sylvia.
Ook Jacqueline Sandhøvel van Het Balanskantoor, dat zich richt op lonen en administratie, heeft op dit gebied haar eigen ervaringen. Bij haar liep een samenwerking met een werknemer dusdanig verkeerd dat het vertrouwen verdween en er snel afscheid van elkaar werd genomen. Die ervaring was voor haar reden om daarna niet opnieuw voor personeel te kiezen. Sylvia geeft de ondernemers die juist wel personeel willen aannemen daarom nog een praktisch advies mee: geef niet direct een contract voor onbepaalde tijd, maar begin bijvoorbeeld met zeven maanden.
Kwaliteit krijgt vaak pas aandacht als het geld kost
Van personeel verschuift het gesprek naar een onderwerp dat voor Micha dagelijks centraal staat: kwaliteit. De vraag is of ondernemers voldoende bereid zijn om vooraf in kwaliteit te investeren, of dat er eerst iets mis moet gaan voordat bedrijven daar echt voor openstaan. In zijn dagelijkse praktijk ziet hij vooral het laatste. Micha wordt veelal ingeschakeld om problemen op te lossen en wanneer hij langere tijd bij een bedrijf over de vloer komt en er meer dingen misgaan, ontstaat vaak pas de bereidheid om ook te kijken hoe problemen in de toekomst kunnen worden voorkomen. “Het moet eerst serieus geld kosten.”
Daarbij maken de vele kwaliteitsnormen het werk er niet eenvoudiger op. Micha komt regelmatig tegen dat bedrijven bepaalde werkzaamheden al sinds jaar en dag op een vaste manier uitvoeren en dat dus ook zo blijven doen. Tegelijkertijd worden er inmiddels zoveel eisen gesteld dat het bijna niet meer te doen is om overal exact aan te voldoen, terwijl klanten soms juist weer iets anders willen.
Een voorbeeld laat volgens hem goed zien hoe ingewikkeld dat kan worden. Wanneer een stoomketel dertig jaar geleden volgens bepaalde regels is gebouwd en er nu opnieuw aan moet worden gelast, moet dat laswerk volgens de regels van dertig jaar geleden worden uitgevoerd. Het toestel is immers destijds volgens die regels gekeurd. Juist die complexiteit en de hoeveelheid specialistische kennis die binnen het vakgebied nodig is, spelen ook mee in Micha’s plannen voor de toekomst. Uiteindelijk wil hij zes bedrijven hebben, met bij ieder bedrijf een specialist die het juist prachtig vindt om dat specifieke bedrijf te runnen.
AI verandert de markt en daarmee ook de koers
De vraag komt vervolgens op tafel welke keuze hun bedrijf de afgelopen jaren het meest heeft veranderd. Voor Douwe ligt die verandering vooral in de keuze om bedrijven op een andere manier te gaan helpen. Met WakkerMedia houdt hij zich nog altijd bezig met websites en creatief werk, terwijl hij met WakkerGroep juist veel dichter is gekomen bij de manier waarop hij zelf organisaties wil ondersteunen: door processen te onderzoeken, knelpunten zichtbaar te maken en te kijken waar het slimmer kan.
Voor Douwe vullen beide bedrijven elkaar daardoor goed aan. Het creatieve en het menselijke krijgen ieder op hun eigen manier een plek, zonder dat beide ondernemingen daarbij in elkaar overlopen. Die scheiding houdt hij ook bewust aan. WakkerGroep neemt geen diensten af van WakkerMedia en wanneer uit een onderzoek van WakkerGroep vervolgwerk voortkomt, wordt dat altijd door andere externe partijen uitgevoerd.
Die andere manier van werken krijgt binnen WakkerGroep vooral vorm door te onderzoeken waar processen slimmer kunnen en waar medewerkers in de dagelijkse praktijk tegenaan lopen. Juist daar ziet Douwe nog veel ruimte voor verbetering. Bedrijven zijn volgens hem vaak terughoudend om processen aan te passen of verder te automatiseren, terwijl daar vanuit duurzame inzetbaarheid juist veel winst te behalen valt. Wanneer frustraties in software en werkprocessen worden weggenomen, levert dat niet alleen tijd op, maar komt er ook energie vrij die werknemers weer kunnen inzetten voor werkzaamheden die nuttiger en waardevoller zijn.
Sylvia legt daar meteen een volgende vraag naast: wat doet een werkgever eigenlijk met de tijd die een werknemer door zo’n verbetering overhoudt? Volgens Douwe moet daarbij niet alleen naar het aantal gewerkte uren worden gekeken, maar vooral naar de waarde en kwaliteit van het werk dat iemand levert. Als een werknemer dankzij slimmere processen hetzelfde werk dat eerder veertig uur kostte in twintig uur kan doen, vindt hij dat dit in principe voor hetzelfde salaris mogelijk moet zijn. De winst zit dan niet alleen in tijdsbesparing, maar ook in meer ruimte, minder frustratie en een andere manier van kijken naar productiviteit.
Jacqueline bekijkt verandering vanuit haar positie als zzp’er weer vanuit een andere hoek. Wat zij soms lastig vindt aan zelfstandig ondernemen, is dat er niet vanzelf iemand naast je zit met wie je even kunt sparren. Voor haar zit een belangrijke verandering vooral in de keuze om meer te gaan werken en daarmee meer winst te maken. Daar stond tegenover dat ze haar toeslagen verloor en meer belasting ging betalen. Onderaan de streep houdt ze nog steeds meer over dan daarvoor, maar volgens haar minder dan je op basis van het aantal extra gewerkte uren zou verwachten.
Werknemers meenemen in verandering
Wanneer bedrijven snel veranderen, moeten medewerkers daarin mee kunnen bewegen. Aan Sylvia daarom de vraag hoe je voorkomt dat werknemers tijdens zo’n ontwikkeling afhaken. “Vooral door te blijven communiceren en werknemers deelgenoot te maken van de ontwikkelingen, serieus naar ze te luisteren en dan niet daarna elk idee meteen af te wijzen waar ze mee komen.” Voor haar zit een belangrijk deel dus niet alleen in informeren, maar vooral in medewerkers werkelijk betrekken bij wat er binnen een organisatie gebeurt.
Duurzaamheid als overtuiging én zakelijke kans
Bij Luca komt vervolgens de vraag op tafel of duurzaamheid diep in een bedrijf doorvoeren vooral voortkomt uit overtuiging of dat het ook een zakelijke kans kan zijn. Voor hem begon het vooral vanuit de overtuiging om de wereld een stukje beter te maken. Gaandeweg ontdekte hij dat daar tegelijkertijd gewoon een zakelijke kans in zit.
Daarbij liep hij wel tegen iets opvallends aan. Zodra een onderneming iets duurzaams doet, lijken mensen het volgens hem bijna vreemd te vinden wanneer daar ook winst mee wordt gemaakt. “Als je dan aangeeft dat als we groeien, we juist nog meer impact kunnen maken, vinden mensen het wel weer een goed idee.”
Dat mkb coffee überhaupt zijn bedrijf werd, lag overigens niet direct voor de hand. Wanneer Jacqueline hem vraagt of hij altijd al geïnteresseerd was in koffie, blijkt juist het tegenovergestelde: Luca vond koffie aanvankelijk niet eens lekker. Hij komt wel uit een ondernemersgezin en ging op een gegeven moment op zoek naar problemen waar bedrijven tegenaan lopen. Toen hij de top tien daarvan googelde en koffie daarin bovenaan zag staan, was het idee voor zijn onderneming geboren.
Een andere factor die veel invloed heeft gehad op de groei van mkb coffee is content. Luca geeft aan dat dit hetgeen is geweest dat zijn bedrijf het meeste heeft laten groeien. Vooral door zijn gezicht te laten zien, content te plaatsen en daarin zichzelf te blijven, groeiden zowel zijn relaties als zijn bereik.
Douwe vraagt hem daarop of hij ook merkt dat LinkedIn steeds meer op Facebook begint te lijken en daardoor minder zakelijk wordt. Luca herkent dat wel en vindt ook het toenemende gebruik van AI op sociale platformen jammer wanneer daardoor het menselijke uit berichten verdwijnt. Zeker wanneer posts heel duidelijk als AI-tekst herkenbaar zijn, bijvoorbeeld door veel emoticons en een typische AI-schrijfstijl.
Wie veel bereik wil creëren op LinkedIn, moet volgens Luca vooral zorgen dat een bericht reacties oproept. Het moet interessant genoeg zijn om mensen aan het praten te krijgen en een originele video werkt daarbij vaak goed. Voor Douwe zit daar juist nog een drempel, omdat filmpjes maken waarin hij zelf in beeld is niet vanzelfsprekend voelt.
De keerzijde van online zichtbaarheid
Dat brengt het gesprek bij een andere zorg rondom online zichtbaarheid. Bij verschillende ondernemers speelt de vraag wat er uiteindelijk kan gebeuren met foto’s en video’s die eenmaal online staan. Douwe merkt daarbij op dat de AVG volgens hem weinig meer waard is. In zijn ogen zou de oplossing meer moeten liggen in het bouwen van een extra veiligheidslaag. Wanneer persoonsgegevens eenmaal openbaar zijn, zou je ervoor moeten zorgen dat anderen daar vervolgens niets mee kunnen doen.
Waar zou je in investeren als geld geen rol speelt?
De vraag wordt vervolgens op tafel gelegd waarin de ondernemers als eerste zouden investeren wanneer geld geen rol zou spelen. Jacqueline hoeft daar niet lang over na te denken en zou kiezen voor nieuwe processen en dus meer automatisering. Volgens Douwe behoort veel daarvan technisch nu al tot de mogelijkheden, maar zijn daar op dit moment nog behoorlijk wat kosten aan verbonden. Door de verdere ontwikkeling van AI verwacht hij dat die kosten steeds lager worden. Ook op andere terreinen ziet hij technologie steeds toegankelijker worden. “Hierdoor is er ook steeds meer tijd om bezig te zijn met het echt creatieve vlak”, aldus Douwe.
Duurzame inzetbaarheid vraagt om meer dan regels
De vraag wat technologie kan overnemen, leidt uiteindelijk ook weer terug naar de menselijke kant van een organisatie. Want processen kunnen slimmer en werkzaamheden kunnen efficiënter, maar volgens Sylvia wordt er nog altijd te weinig aandacht besteed aan de vraag hoe medewerkers op langere termijn goed en gezond aan het werk kunnen blijven.
Bij grote organisaties wordt daar vaak wel budget voor vrijgemaakt en iemand verantwoordelijk voor gemaakt, maar in de praktijk loopt diegene volgens haar regelmatig tegen zoveel regels en beperkingen aan dat het uiteindelijk niet goed uit de verf komt. Medewerkers verliezen daardoor vervolgens ook weer het vertrouwen in het proces. Zowel duurzame inzetbaarheid als verzuim noemt Sylvia daarom een mijnenveld. Volgens haar mankeert er sowieso veel aan de manier waarop we in Nederland naar verzuim kijken. Werknemers hebben bijvoorbeeld veel rechten, maar worden tegelijkertijd onvoldoende bewust gemaakt van hun plichten.
Een ander probleem is dat er te weinig vragen worden gesteld. Werkgevers denken al snel dat ze rondom ziekte bijna niets mogen vragen, terwijl het er volgens Sylvia vooral om gaat dat je de juiste vragen stelt. Er zijn wel degelijk zaken die besproken mogen worden. Daarbij kiest vrijwel niemand ervoor om ziek te zijn. Wanneer iemand uiteindelijk uitvalt, zijn er volgens Sylvia vaak al eerder signalen geweest die een werkgever heeft gemist.
Juist daarom vormt blijven communiceren met medewerkers voor haar de basis van duurzame inzetbaarheid in combinatie met verzuim. Ook de rol van de leidinggevende en de manier waarop die zich daarin opstelt, is belangrijk. “Omdat duurzame inzetbaarheid belangrijker wordt nu mensen langer door moeten werken, zouden landelijke richtlijnen beter moeten worden vertaald in de cao en leidinggevenden zouden zich verantwoordelijker moeten voelen dit preventief aan te vliegen”, aldus Sylvia.
Ook AI kent een minder duurzame kant
Vanuit die discussie vraagt Sylvia vervolgens welke invloed het gebruik van AI heeft op duurzame inzetbaarheid. Douwe wijst daarbij juist op de minder duurzame kanten van de technologie. Volgens hem is er veel aan het gebruik van AI dat niet duurzaam is en stoppen mensen bovendien te veel vertrouwelijke informatie in AI-systemen. Daarnaast verwacht hij dat het gebruik van AI steeds duurder wordt. Volgens Douwe zal dat er uiteindelijk voor zorgen dat minder mensen er gebruik van maken.
Na alle risico’s toch personeel aannemen?
Tot slot legt Sylvia nog een toepasselijke vraag neer bij Luca en Micha. Beiden hebben plannen om verder uit te breiden en personeel aan te nemen. Zijn ze daar na alles wat tijdens het gesprek over werkgeverschap en risico’s voorbij is gekomen zekerder over geworden, of juist niet?
Voor Micha verandert de noodzaak niet. Wanneer hij verder wil uitbreiden, heeft hij specialisten nodig en dus ook personeel. Wel is hij zich goed bewust van de risico’s die daarbij horen en wil hij ervoor zorgen dat het vanaf het begin goed wordt ingericht.
Luca haalt vooral uit het gesprek dat zaken goed moeten worden vastgelegd. Tegelijkertijd blijft hij positief over het idee van een team. Wanneer je de juiste mensen bij elkaar weet te brengen, kun je volgens hem iets opbouwen waarmee je als bedrijf uiteindelijk nog meer impact maakt. Bij het selecteren van mensen kijkt hij daarbij minder naar wat er precies op iemands cv staat en meer naar de kernwaarden van een persoon. Tot nu toe merkt hij dat die manier van werken goed voor hem uitpakt.
Daarmee komt het gesprek uiteindelijk terug bij waar ondernemen voortdurend om draait: keuzes maken terwijl de omgeving blijft veranderen. Soms betekent dat investeren in mensen, soms juist in automatisering of kwaliteit. Iedere keuze brengt daarbij weer nieuwe kansen en nieuwe risico’s met zich mee.
Juist de verschillende ervaringen aan tafel laten zien dat er zelden één juiste route bestaat. Wat voor de ene ondernemer ruimte creëert om verder te groeien, kan voor een ander juist aanleiding zijn om bewust klein te blijven. Maar of het nu gaat om personeel, AI, kwaliteit of duurzame inzetbaarheid: vooruitkijken, duidelijke keuzes maken en blijven communiceren blijken steeds opnieuw belangrijke voorwaarden om als ondernemer in beweging te blijven.
